La croissance d’une entreprise se mesure à travers les ventes et le chiffre d’affaires généré chaque mois. Cependant, pour arriver à enregistrer des belles performances, il est essentiel de s’assurer que les clients règlent les factures et qu’ils respectent les délais indiqués dans les contrats. Pour cela, il est indispensable de mettre en place un processus de gestion de la facturation.
Ce processus est essentiel pour toutes les entreprises, quel que soit leur stade de croissance. Lorsqu’elles vient d’être créées, le règlement des factures est essentiel pour retrouver rapidement le retour sur l’investissement. En revanche, lorsqu’une entreprise existe depuis plusieurs années, le respect des délais de paiement par les clients est essentiel pour optimiser la gestion comptable au mois par mois.
Mettre en place les conditions générales de ventes et en informer les clients
Pour faire en sorte que le client règle ses factures et respecte les dates butoirs, il est important de mettre en place une gestion efficace, qui se présente sous la forme d’un document qui s’appelle Les Conditions Générales de Vente. Ce document a pour but d’informer les clients et les différentes partenaires d’affaires sur le déroulement des transactions, le paiement et le respect des délais. En ce de retard de paiement, cette organisation permet par la suite de prendre les mesures nécessaires dans le bon ordre, selon un processus défini au préalable.
Les Conditions Générales de Vente décrivent également le bon déroulement des paiements en plusieurs étapes et la politique de l’entreprise en matière de gestion de devis, de facturation et d’acomptes. Pour optimiser le traitement de la facturation et les échanges avec chaque client, de nombreuses entreprises optent pour des solutions de dématérialisation des factures. Il s’agit de logiciels innovants qui permettent de traiter les dossiers clients directement sur Internet et d’émettre des factures électroniques. De plus, les factures et les documents relatifs aux transactions sont stockés dans un espace entièrement sécurisé, sans le risque d’être perdues ou abîmées par le temps.
Penser à vérifier la solvabilité de chaque nouveau client
Pour optimiser les échanges avec les nouveaux clients, les professionnels de la comptabilité conseillent de mettre en place un processus précis au sujet de la solvabilité. Ainsi, il vaut mieux vérifier le pouvoir d’achat et les antécédents de paiement d’un nouveau client avant de lui livrer une prestation. Cela permet de savoir s’il a eu des retards de paiement avec d’autres prestataires par le passé et dans quelles conditions les transactions ont eu lieu. Tout ceci pour éviter de signer des contrats avec des clients mauvais payeurs.
En ce qui concerne la gestion des factures, les experts recommandent de demander un acompte dans la plupart des cas, notamment lorsque le montant des factures est élevé. Il est également important de demander systématiquement un accusé de réception après l’envoi d’une facture. Une mesure pour fluidifier les échanges avec le client, qui a permis à de nombreuses entreprises de limiter considérablement le risque de non-paiement. En effet, lorsqu’un prestataire met en place un processus bien précis, le client a tendance à traiter avec plus d’attention les conditions de vente et à respecter les délais.
