Le secrétariat téléphonique contribue énormément à la qualité de la relation qu’entretient votre entreprise avec la clientèle. Chronophage, cette fonction mérite une attention de tous les instants.
Un télésecrétariat dédié et professionnel
Toute entreprise, quel que soit son secteur d’activité, a besoin de maintenir un contact régulier avec ses prospects et ses clients, sous peine de subir la loi de la concurrence. En parallèle, elle doit s’investir énormément dans le développement de nouvelles offres, à même de satisfaire les exigences changeantes du marché. À défaut d’avoir le personnel et un budget très conséquent pour assumer ces responsabilités, plusieurs sociétés confient leur secrétariat téléphonique à des prestataires dont c’est le cœur de métier.
À travers ce choix, ces compagnies accordent leur confiance à un professionnel qui emploie des téléopérateurs ayant l’expérience et la formation nécessaires pour assurer leur permanence téléphonique. Ces répondants traitent chaque appel et donnent satisfaction aux réclamations des clients et à leurs demandes de renseignements. Ils sont même qualifiés pour le service d’après-vente, à condition d’avoir un brief et un cahier de charges bien précis.
Un accueil téléphonique moins budgétivore
Outre son aspect pratique, l’externalisation de l’accueil téléphonique est aussi de soulager le budget de l’entreprise. La mise en place d’un secrétariat téléphonique en interne demande effectivement des investissements conséquents, entre la formation du personnel, l’achat de matériels adaptés (ordinateur, combinés, abonnement téléphonique ou à des lignes VoIP, répondeur, etc.) et le loyer de l’espace dédié au service.
En confiant ces tâches à un prestataire spécialisé, vous vous épargnez ces dépenses majeures : le centre d’appel possède déjà tous les équipements indispensables à sa mission. La sous-traitance est encore plus rentable si l’entreprise gère un volume d’appels importants.
Un traitement d’appels personnalisé
Le personnel des call-centers a l’habitude de gérer tous types d’appels entrants, dont les réclamations, les commandes et les prises de rendez-vous. Leur préoccupation première consiste à offrir la meilleure expérience possible aux prospects et aux clients et aussi pour l’image de son entreprise. Les salariés en interne chargés de l’accueil téléphonique ne peuvent pas en dire autant.
Outre la prise en charge des appels, ils doivent aussi se concentrer sur leurs tâches au quotidien. Le niveau de concentration dans les conversations téléphoniques est nettement moindre, et cela se ressent sur la qualité de l’échange. À moins d’être un commercial aguerri, l’opérateur en interne n’a pas non plus l’écoute et la répartie nécessaires pour converser de manière professionnelle et humaine avec les clients. Le personnel d’un call-center, en revanche, maîtrise l’art de garder l’attention de l’appelant, de diriger la conversation et de répondre avec tact, indépendamment de son humeur et de ses besoins.
Une prise en charge immédiate
Autre avantage — et non des moindres —, la sous-traitance des appels téléphoniques améliore la réactivité de votre entreprise. Puisque les téléopérateurs se consacrent entièrement aux appels entrants, les prospects et clients n’ont plus à subir les temps d’attente interminables, ni les boîtes de messagerie vocale. Ils bénéficient d’une prise en charge quasiment immédiate, qui véhicule une image des plus favorables sur votre entreprise.
